Importer en masse des occupants

Cette documentation explique comment utiliser la fonctionnalité d'import en masse des occupants dans Onaya Réno. Elle permet de créer ou mettre à jour plusieurs occupants à la fois à partir d'un fichier Excel, ce qui est particulièrement utile pour les projets comportant un grand nombre de logements.

Prérequis :

• Vous devez avoir le rôle Administrateur ou Éditeur sur le projet.

• Avoir souscrit à une offre Onaya Réno

• Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur le web (pas sur mobile).

1. Accéder à la fonction d'import

1. Ouvrez votre projet dans Finalcad One.

2. Dans le menu de gauche, accédez à la page "Occupants".

3. Au-dessus du tableau des occupants, cliquez sur le bouton "Importer".

4. Une fenêtre s'ouvre, intitulée "Importer des occupants".

2. Télécharger le modèle Excel

Avant d'importer des occupants, vous devez utiliser le modèle fourni par Finalcad One.

1. Dans la fenêtre d'import, cliquez sur le bouton "Télécharger le modèle".

2. Un fichier Excel est téléchargé sur votre ordinateur.

À savoir sur le modèle :

• Si des occupants existent déjà dans le projet, ils seront pré-remplis dans le fichier, classés par ordre alphabétique (nom, puis prénom). Cela vous permet de les mettre à jour directement en modifiant leurs informations.

• Attention, si vous ne souhaitez pas mettre à jour vos occupants, le mieux est de supprimer les lignes du fichier y compris leur ID en début de ligne.

3. Remplir le fichier Excel

Complétez le modèle avec les informations de vos occupants en respectant les règles suivantes :

Champ obligatoire

• Nom : c'est le seul champ obligatoire. Toute ligne sans nom ne sera pas importée.

Règles de format

• E-mail / E-mail 2 : doivent être des adresses e-mail valides.

• Localisation : choisissez parmi la liste déroulante qui propose les plans disponibles dans votre projet.

• Dates de vacances (du / au) : doivent être au format date (JJ/MM/AAAA).

• Champs oui/non (Présence durant les travaux, Travail de nuit, Présence d'animaux, Personnes âgées, Présence d'enfants, Logement PMR, Dispositions médicales, Logement très meublé, Confie ses clés au chantier, Autorise la prise de photos) : renseignez Oui ou Non (ou Yes / No en anglais). Si le champ est laissé vide, il sera interprété comme Non.

⚠ Les cellules du fichier sont configurées pour n'accepter que les formats attendus. Ne modifiez pas la structure du fichier.

4. Importer le fichier

1. De retour dans la fenêtre d'import glissez-déposez votre fichier Excel complété dans la zone prévue ("Ajouter le modèle ici"), ou cliquez pour le sélectionner.

2. Le bouton "Importer" s'active une fois un fichier valide déposé.

3. Cliquez sur "Importer" pour lancer l'import.

Si la structure du fichier n'est pas correcte, un message d'erreur s'affiche.

5. Suivi de l'import

L'import est traité en arrière-plan : vous n'avez pas besoin de rester sur la page.

• Un message confirme que l'import a commencé.

• Un e-mail vous est envoyé à la fin de l'import avec un récapitulatif

• Si des erreurs sont détectées, l'e-mail contient un lien pour télécharger le fichier d'erreurs : les lignes en erreur sont surlignées en rouge avec la description de l'erreur en bout de ligne.

• Rafraîchissez la page "Occupants" pour voir la liste mise à jour.