Guide d'utilisation du Module Réunions

En quelques mots

Le module Réunions de Finalcad One simplifie la gestion de vos réunions en vous permettant, au sein de votre projet, de documenter efficacement vos échanges, suivre les points d'action et partager rapidement les procès-verbaux. Cette approche améliore la communication et la collaboration entre tous les intervenants.

Tableau récapitulatif des offres

Cette fonctionnalité est disponible avec une licence Premium. Pour accéder à cette option, nous vous invitons à vous rapprocher des équipes commerciales via notre formulaire de contact.

Création d’une réunion

Pour commencer, créez une réunion en lui donnant un titre et une date. Si vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez créer une nouvelle réunion à partir d'une existante pour conserver sa structure et ses propriétés.

La création de réunion est réservée aux éditeurs et aux administrateurs. Pour éditer vos droits, veuillez vous rapprocher de votre administrateur de projet en vous rendant sur la page Projet > Membres.

Modal de création d’une nouvelle séance de réunion

Organiser la réunion

Une fois votre réunion créée, vous pouvez l’enrichir en invitant les membres de votre projet qui y participeront. Vous pourrez également gérer efficacement leur statut de présence le jour de l'événement, permettant ainsi de maintenir un suivi précis des participations et d'adapter le déroulement de la réunion en conséquence.

Illustration de la gestion des présences

Prendre des notes en séance de réunion

Les sections vous permettent d'organiser efficacement vos notes de réunion par thématique. Pour faciliter votre prise en main, nous avons créé par défaut une dizaine de sections couramment utilisées dans le secteur de la construction.

Dans chaque section, vous pouvez non seulement rédiger du texte, mais aussi intégrer des éléments provenant d'autres modules (remarques, tâches). Cette approche centralisée vous permet de contextualiser vos discussions et de créer des liens directs avec les différents aspects de votre projet.

Illustration des sections dans une séance de réunion

Planifier la prochaine séance

Planifiez efficacement votre prochaine réunion en établissant une liste complète des participants à convier. Cette fonctionnalité vous permet d'organiser votre agenda et d'informer à l'avance tous les intervenants concernés.

Pour améliorer la visibilité et faciliter le suivi, la date et l'heure de la prochaine réunion sont automatiquement affichées sur la page d'accueil de votre projet, permettant à chaque membre de l'équipe de s'organiser en conséquence.

Aperçu de la prochaine réunion sur l’application mobile

Partager les notes de séance

Exportez facilement votre réunion en PDF pour le partager avec tous les participants. Ce document structuré comprend une page de garde récapitulative et organise toutes les notes par section, offrant ainsi une documentation claire et complète.

Le téléchargement s'effectue en arrière-plan, vous permettant de continuer à travailler pendant la génération du document. Rendez-vous dans vos téléchargements pour récupérer le PDF de la séance de réunion.

Pour intégrer vos dernières modifications au PDF, n'oubliez pas de générer une nouvelle version du document. Les changements apportés à la réunion ne sont pas automatiquement répercutés dans le PDF existant. Vous trouverez votre fichier exporté dans le dossier des téléchargements de votre appareil.

Tableau récapitulatif des droits en fonction du rôle

Le module Réunions de Finalcad One

Le module réunion vous fait gagner du temps avant, pendant et après la visite de chantier. Vous pensez qu’il peut être amélioré et vous avez des idées ?

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