Importer ses référentiels

Les référentiels, qu’est-ce que c’est ?

Pour gagner du temps et simplifier le remplissage des formulaires, vous pouvez ajouter des référentiels, c’est-à-dire des tableaux qui vous permettront de remplir plusieurs champs automatiquement, plutôt que manuellement et un par un.

Concrètement, à quoi peuvent me servir les référentiels ?

Vous pouvez par exemple ajouter la liste :

• des projets avec leur numéro, adresse, référent

• des personnes qui travaillent sur le chantier avec leur prénom, nom, coordonnées, habilitations…

Comment mettre en place les référentiels ?

Les référentiels sont disponibles uniquement dans le cadre de l’offre Enterprise. Vous pouvez contacter un membre de notre équipe pour ajuster votre offre.

Nos équipes peuvent se charger de la mise en place de vos référentiels.

Importer des référentiels à votre organisation

Seuls les administrateurs de l’organisation peuvent importer des référentiels.

1. Créer votre référentiel via votre tableur habituel (Excel ou Google Sheet par exemple)

   Nous vous conseillons de partir d’un tableur de zéro plutôt que de transformer un fichier XLS existants en CSV.

2. Télécharger le fichier au format CSV

3. Depuis les paramètres de votre organisation, vous rendre dans Modèles puis Référentiels

4. Ajouter votre référentiel

   Le nom de référence sera affiché dans la liste des référentiels et lors de l’ajout à un modèle de formulaire donné. Il peut par exemple avoir le même nom que votre fichier CSV.

Vous pouvez ajouter plusieurs référentiels, et lier vos référentiels à plusieurs sections de modèles de formulaires.

Si besoin, vous pouvez mettre à jour et supprimer vos référentiels.

Pour réussir la mise à jour de votre référentiel, la structure du fichier doit être similaire à celle du fichier d'origine.

Lier des référentiels à des sections de formulaires

1. Depuis les paramètres de votre organisation, vous rendre dans Modèles puis Bibliothèque de formulaires

2. Entrer dans le modèle de formulaire dans lequel vous souhaitez lier votre référentiel

3. Au niveau d’une section, dans Paramètres de réponse, sélectionner le référentiel que vous souhaitez lier et les champs que vous souhaitez ajouter.

   Les champs correspondent aux noms des colonnes de votre tableau.

   

   Il n’est pas possible de lier un référentiel à des champs existant.

4. Les champs sélectionnés sont ajoutés à la section de votre formulaire. Ce sont des champs de type réponse courte

5. Publier votre modèle de formulaire

   

   Si vous souhaitez retirer le lien entre le référentiel et la section du formulaire, vous devez supprimer les champs qui ont été créés.
   

   Nous vous conseillons de ne pas modifier les paramètres des réponses.

Comment se passe la saisie du formulaire ensuite ?

Lorsqu’un référentiel est lié à la section d’un formulaire, il vous suffit d’utiliser le bouton de ⚡️ Remplissage rapide , de commencer à taper la ligne de votre tableau que vous souhaitez remplir et de sélectionner ce qui vous convient.

Les champs associés au référentiels sont alors remplis automatiquement !

Le remplissage rapide est possible uniquement en étant connecté à internet.