En este artículo, veremos las seis mejores prácticas y consejos para configurar su biblioteca de problemas en nuestra plataforma Finalcad Manager. 

Ya que Finalcad es ante todo una herramienta de comunicación, es fundamental configurar su proyecto de forma clara, explícita y sencilla para agilizar y facilitar la comunicación entre las distintas empresas colaboradoras en su obra de construcción.

Durante la creación de su biblioteca, deberá configurar tres tipos de elementos:

• Las operaciones de su obra de construcción
• Las empresas (que están asociadas a cada operación)
• Los problemas tipo (una lista de defectos estándar)

Analicemos las diferencias entre estos elementos y las buenas prácticas para una biblioteca óptima. 

1.Dominar el concepto de problema tipo

Un problema tipo se puede comparar con una constatación a corregir, un defecto en la ejecución de la obra. Los problemas tipo se guardarán en la biblioteca de problemas. Éstos permiten al usuario seleccionar directamente el defecto en la lista sin tener que guardarlo manualmente. Esto le permite ahorrar tiempo en la obra y concentrarse en otras actividades con un mayor valor añadido.

La lista de problemas tipo es específica para cada empresa. Los defectos estándar para los lotes de pintura o fontanería serían diferentes.

Algunos ejemplos de problemas tipo: 

• «Retocar la segunda capa» para el lote de pintura
• «Reubicar el grifo» para el lote de fontanería
• «Sustituir la lámpara» para el lote de iluminación
• Etc.

Le recomendamos que formule los problemas utilizando un verbo de acción y la denominación del objeto en cuestión. De esta manera, el defecto a corregir será explícito y claramente identificable. 

Después de seleccionar el problema tipo, el problema se creará en su proyecto y podrá agregarle fotos o comentarios en el flujo de actividad.

Durante la fase de entrega de la obra, un problema se convertirá en una reserva que se añadirá al acta de recepción con el cliente y tendrá valor contractual.

1. Problema tipo
2. Operación – Nombre de la empresa
3. Foto
4. Añadir comentarios aquí.

2.Dar prioridad a un conjunto Empresa/Operación 

Cuando cree un problema en la aplicación Finalcad, deberá asignarlo a la empresa encargada de corregirlo.

Por lo tanto, cada empresa que colabora en su obra debe tener una entrada específica en su biblioteca de problemas. Por supuesto, en el caso de un lote dividido entre varias empresas, podemos tener la siguiente configuración:

• «Los reyes del rodillo/Pintura»
• Empresa: «Los reyes del rodillo»
• Operación: Pintura 
• «Los ases de la brocha/Pintura»
• Empresa: «Los ases de la brocha»
• Operación: Pintura 

En la aplicación móvil, esta configuración aparecerá de la siguiente manera al crear el problema.

3. Diferenciar un problema tipo de un comentario

Los problemas tipo le permitirán predefinir una lista de problemas estándar correspondientes a los problemas más comunes para cada lote. Así, cuando el usuario quiera crear un nuevo problema, solo tendrá que elegir de la lista. 

Cada lista de problemas tipo es específica para cada empresa. La lista del lote de «Fontanería» será diferente de la del lote de «Carpintería de interiores».

Por el contrario, un comentario es una descripción más detallada del problema realizada directamente por el usuario. No se agregará a la lista de problemas tipo y debe completarse manualmente cada vez que se crea un problema. 

Un comentario puede mejorarse con fotos. El número de comentarios por problema es ilimitado.  

4.Limitar el número de problemas tipo

Para facilitar la creación de problemas, es una buena práctica limitar la lista de problemas tipo por conjuntos empresas/lotes a un máximo de 20 entradas. 

De esta manera, se asegura que la lista sea lo suficientemente completa sin ser demasiado larga. Por ejemplo, muchas veces no es necesario especificar la ubicación del problema. La ubicación estará indicada por la ubicación del círculo en el mapa.

Algunos ejemplos:

• Reducir las posibilidades de edición de la biblioteca
  a 1 o 2 usuarios

Restringir las posibilidades de edición le permitirá agilizar y controlar la comunicación entre los distintos colaboradores. La capacidad de editar la biblioteca permitirá a cada usuario agregar, eliminar o modificar las empresas y los problemas tipo asociados. 

Cuantas más personas puedan agregar problemas tipo, es más probable que tenga una biblioteca de problemas confusa e inutilizable.

Por lo tanto, con el fin de armonizar y analizar los datos de su proyecto, le recomendamos restringir esta opción a 1 o 2 usuarios encargados de supervisar la coherencia de la lista. 

De lo contrario, como cada usuario tiene su propia sintaxis y vocabulario, puede encontrarse con las siguientes situaciones:

• Tener varios lotes para la misma empresa: Ascensores, Empresa de ascensores, Empr. ascensores, Empr. ascensor. Ya no podrá filtrar de una sola vez las reservas de un subcontratista durante una visita a la obra.
• Obtener varios problemas tipo equivalentes: Retocar pintura, Pintura a retocar, Pintura para retocar, etc. Además, esta lista es larga, cuanto más difícil resulte elegir/encontrar el problema tipo apropiado, mayor será el tiempo de visualización (tiempo de carga).

Para restringir las posibilidades de edición, solo tiene que modificar los derechos de cada usuario en la plataforma Finalcad Manager. 

1. Seleccione la sección «Usuarios»
2. Edición de biblioteca
3. Seleccione «No» para la opción «Puede editar la biblioteca»

6. Añadir un problema tipo «Otro»

El problemas tipo «Otro» permitirá a los usuarios que no tienen derechos de edición y no han encontrado el problema adecuado, guardar su problema en el proyecto. Después, podrán agregar en un comentario la descripción del defecto en cuestión. 

Posteriormente, este defecto puede ser agregado a la lista de problemas tipo por parte del usuario encargado de supervisar la biblioteca. 

Una vez que se ha añadido el nuevo problema tipo, el defecto se puede reasignar a este problema tipo, para facilitar el seguimiento. 

Artículos sobre la configuración de la biblioteca 

• Creación de la biblioteca de problemas
• Importación o exportación de la biblioteca de problemas

Artículos sobre la configuración general de defecto:

• Buenas prácticas: Seis claves para optimizar su biblioteca de lotes
• Gestión de las fases de mi obra
• Acceso a la plataforma FC Classic manager
• ¿Cómo añadir usuarios a mi proyecto?
• ¿Cómo gestionar los derechos de cada usuario en Finalcad Classic Manager
• ¿Cómo gestionar las categorías de usuarios en Finalcad Classic Manager?
• ¿Cómo personalizar su cuenta de usuario con Finalcad Classic Manager
• Preguntas frecuentes: Finalcad Classic Manager
• Restringir la visibilidad por fase
• Restringir la visibilidad por empresa
• Restringir la visibilidad por grupo
• Crear un proyecto en la plataforma
• Configuración de su proyecto
• Creación de la biblioteca de problemas
• Importación o exportación de la biblioteca de problemas