Dans cet article, nous allons voir les 6 bonnes pratiques et astuces pour paramétrer votre bibliothèque d’observations sur notre plateforme Finalcad Manager. 

Finalcad étant avant tout un outil de communication, il est primordiale de paramétrer votre projet de façon claire, explicite et simple pour fluidifier et faciliter la communication au sein de votre chantier entre les différentes entreprises intervenantes.

Lors de la création de votre bibliothèque, vous allez devoir paramétrer 3 types d’éléments :

• Les corps d’états de votre chantier
• Les entreprises (qui sont associées à chaque corps d’état)
• Les observations-type (une liste des défauts standards)

Abordons les différences entre ces éléments et les bonnes pratiques pour une bibliothèque optimale.   

1. Maîtriser la notion d’observation-type

Une observation-type peut-être assimiler à un constat à traiter, un défaut dans l’exécution de l’ouvrage. Les observations-type seront enregistrées dans la bibliothèque d’observation. Elles permettent à l’utilisateur de sélectionner directement le défaut dans la liste sans avoir à l’enregistrer manuellement. Ceci lui permet de gagner du temps sur le chantier et de se concentrer sur d’autres activités à plus forte valeur ajoutée.

La liste d’observation-type est spécifique pour chaque entreprise. Les défauts standards pour les lots peinture ou plomberie étant différents.

Quelques exemples d’observations-type : 

• ‘Reprendre la 2ème couche’ pour le lot peinture
• ‘Déplacer la vanne’ pour le lot plomberie
• ‘Remplacer le luminaire’ pour le lot éclairage
• Etc

Nous conseillons de formuler les observations en utilisant un verbe d’action et la désignation de l’objet concerné. Ainsi, le défaut à reprendre sera explicite et clairement identifiable. 

Après sélection de l’observation-type, l’observation sera créé dans votre projet et vous pourrez lui ajouter des photos ou des commentaires dans le flux d’activité.

Lors de la phase de réception de l’ouvrage, une observation va devenir une réserve qui sera ajoutée au PV de réception avec le client et aura une valeur contractuelle.

2. Privilégier 1 couple Entreprise/Corps d’état  

Lorsque vous allez créer une observation dans l’application Finalcad, vous devrez l’attribuer à l’entreprise en charge de la traiter. 

Chaque entreprise intervenant sur votre chantier devra donc avoir une entrée précise dans votre bibliothèque d’observation. Bien sûr, dans le cas d’un lot réparti entre plusieurs entreprises, nous pourrons avoir la configuration suivante :

• “Les rois du rouleau/Peinture”
• Entreprise : “Les rois du rouleau”
• Corps d’état : Peinture 
• “Les as du pinceau/Peinture”
• Entreprise : “Les as du pinceau”
• Corps d’état : Peinture  

Dans l’application mobile,  cette configuration  apparaîtra comme suit  au moment de la création  de l’observation.

3. Différencier une observation-type d’un commentaire

Les observations-type vont vous permettre de pré-définir une liste d’observation standard correspondant aux observations les plus courantes pour chaque lot. Ainsi, lorsque l’utilisateur voudra créer une nouvelle observation, il n’aura plus qu’à faire son choix dans la liste. 

Chaque liste d’observation-type est indépendant et spécifique à chaque entreprise. La liste du lot ‘Plomberie’ sera différente de celle du lot ‘Menuiseries intérieures’.

A contrario, un commentaire est une description plus détaillée de l’observation complétée directement par l’utilisateur. Il ne sera pas ajouté à la liste d’observation-type et devra être manuellement complété à chaque création d’observation. 

Un commentaire pourra être agrémenté de photos. Le nombre de commentaire par observation est illimité.    

4. Limiter le nombre d’observations-type

Afin de faciliter la création d’observation, une bonne pratique consiste à limiter la liste des observations-type par couple entreprise/lot à 20 entrées maximum. 

Ainsi, vous garantissez que la liste est suffisamment exhaustive sans être trop longue. A titre d’exemple, il n’est souvent pas nécessaire de préciser la localisation de l’observation. La localisation sera indiquée par l’emplacement de la pastille sur le plan.

Quelques exemples :

5. Réduire les possibilités d’édition de la bibliothèque à 1 ou 2 utilisateurs

Restreindre les possibilités d’édition va vous permettre de fluidifier et de maîtriser la communication entre les différents intervenants. La possibilité d’éditer la bibliothèque va permettre à chaque utilisateur d’ajouter, de supprimer ou de modifier les entreprises et les observations-type associées. 

Plus le nombre de personne pouvant ajouter des observation-type est important, plus vous augmentez le risque d’avoir une bibliothèque d’observation confuse et inutilisable.

Dans un objectif d’harmonisation et d’analyse des données de votre projet, nous vous conseillons donc de restreindre cette option à 1 ou 2 utilisateurs en charge de superviser la cohérence de la liste. 

Dans le cas contraire, chaque utilisateur ayant une syntaxe et un vocabulaire personnels, vous risquez de vous retrouver dans les situations suivantes :

• Avoir plusieurs lots pour une même entreprise : Ascenseurs, Entreprise Ascenseurs, Ets Ascenseurs, Ets Ascenseur. Vous ne pourrez plus filtrer en une seule fois les réserves d'un sous-traitant lors d'une visite sur chantier.
• Obtenir plusieurs observations type équivalentes : Reprendre peinture, Peinture à reprendre, Peinture a reprendre (sans accent), etc. Plus cette liste est longue, plus il devient difficile de choisir/trouver l'observation-type adéquate, plus le temps d'affichage peut s'avérer long (temps de chargement). 

Pour restreindre les possibilités d’édition, il vous suffit de modifier les droits de chaque utilisateur sur la plateforme Finalcad Manager. 

1. Sélectionner la section ‘Utilisateurs’
2. Editer l’utilisateur
3. Sélectionner ‘Non’ pour l’option ‘Editeur de la bibliothèque’ 

6. Ajouter une observation-type ‘Autre’ 

L’observation-type ‘Autre’ va permettre aux utilisateurs n’ayant pas les droits d’édition et n’ayant pas trouvé l’observation adéquate, d’enregistrer leur observation dans le projet. Ils pourront ensuite ajouter en commentaire la description du défaut concerné. 

Par la suite, ce défaut pourra être ajouter à la liste d’observation-type par l’utilisateur en charge de superviser la bibliothèque. 

Une fois la nouvelle observation-type ajoutée, le défaut pourra être réaffecté à cette observation-type pour faciliter le suivi.